Zeitfresser Dokumentenablage

Pro Jahr gehen im Durchschnitt 11 Arbeitstage pro Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten und Dateien verloren!

Eigentlich soll die technische Ausstattung am Arbeitsplatz die Mitarbeiter dabei unterstützen, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Die Realität sieht aber leider häufig anders aus: so hat eine im Jahr 2016 vom Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag von Sharp Business Systems durchgeführte Studie ergeben, dass Angestellte aufgrund veralteter Technik und chaotischer Ablage im Schnitt 39 Minuten pro Tag ungenutzt verstreichen lassen. Davon entfallen ganze 22 Minuten pro Tag allein auf die Suche nach Dateien und Dokumenten. Das macht rund 11 Arbeitstage im Jahr – und das pro Mitarbeiter.

Die Hauptursache für diese Zeitvergeudung liegt in einer oft sehr unübersichtlichen Dokumentenablage. Nutzen Sie Ihre Zeit und die Zeit Ihrer Mitarbeiter effizient und denken Sie über die Einführung eines komfortablen und modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) nach.

Dokumentenmanagement einfach und effizient gestalten

Ein klarer Mehrwert für jedes Unternehmen.

Mit einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem entkommen Sie dem Ablagechaos und machen den nächsten Schritt zum papierlosen Büro. Bündeln Sie die Ablageorte Ihrer Geschäftsunterlagen und legen Sie Ihre E-Mails, Dokumente und Dateien bequem und revisionssicher an einem zentralen Ort mit klaren Zugriffsberechtigungen ab.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Die Vorteile im Überblick

  • Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten und Dateien
  • Senkung der Personalkosten und Reduzierung des Verwaltungsaufwands
  • Standortunabhängiger Zugriff auf die Dateiablage: optimale Übersicht über sämtliche Dokumente von jedem Arbeitsplatz und Standort aus (auch von unterwegs)
  • Mehr Dokumentensicherheit durch weniger Dokumentenverlust
  • Datenschutz durch individuell anpassbare Zugriffsberechtigungen

  • Dokumente werden dank einheitlichem Ablagesystem auch im Krankheitsfall einzelner Mitarbeiter leicht und schnell gefunden
  • Schnellere Bearbeitung von Anfragen erhöht Kundenbindung
  • Papierloses arbeiten spart Druck- und Büroraumkosten (weniger Stauraum für Papier wird benötigt) und schont die Umwelt
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen durch Revisionssicherheit, Versionierungsfunktion und Löschfristverwaltung
  • Texterkennung (OCR) und Volltextsuche

Setzen auch Sie auf eine zukunftsfähige Dokumentenverwaltung und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf die notwendigen Informationen in Sekundenschnelle ohne langes Suchen. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne zu den bestehenden Möglichkeiten – bedarfsgerecht und kostengünstig auch für kleinere Unternehmen.